پرسش چهارم: نتایج مطلوب ما چیست؟
این پرسش می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا بتوانند به دقت اهداف خود را تعیین کرده و در راستای دستیابی به این اهداف، برنامه‌ریزی کنند و پیشرفت خود را به صورت مستمر ارزیابی کنند.
پیتر دراکر نزدیک به پانزده سال پیش نوشت جالب‌ترین موضوعی که در نیم قرن کار با سازمان‌ها با آن مواجه بوده، اهمیتی است که این سازمان‌ها نه به نیازها بلکه به نتایج می‌دهند. میشود با پیشرفت، نتایج رو بهتر کرد و چطور میتونیم متوجه بشیم که پیشرفت حاصل شده؟ با ارزیابی. پیشرفت رو میتوان به ۲صورت کمی و کیفی ارزیابی کرد. این دو مقیاس امکان درهم آمیخته شدن دارند. ارزیابی کمی با اعداد و ارقام سروکار دارد و اندازه‌گیری کیفی اشاره به عمق و وسعت تغییر دارد و گرچه در پاره‌ای موارد، نتایج ارزیابی کیفی قابل دیدن نیستند اما همواره واقعی و مهم هستند.
از مهم‌ترین سؤالاتی که باید برای ما مطرح شود این است که آیا نتیجۀ موردانتظار آن‌قدر توجیه دارد که منابع سازمان را در آن مسیر قرار دهیم؟ نیاز و پیشینه به تنهایی ادامۀ مسیر را توجیه نمی‌کند. ما باید آن را با مأموریت و نتایج خود بسنجیم.
در پرسش چهارم، دراکر سعی دارد به این سوال پاسخ دهد که سازمان چه اهدافی دارد و چگونه می‌تواند این اهداف را به دست آورد. در بیان درست اهداف سازمان، باید به دو نکته توجه کرد. اولین نکته، تعریف دقیق اهداف سازمان است؛ به عبارتی دیگر، باید مشخص شود که سازمان برای دستیابی به چه هدف‌هایی تلاش می‌کند. دومین نکته، این است که اهداف سازمان باید قابل اندازه‌گیری باشند؛ به عبارت دیگر، باید بتوان به راحتی و با استفاده از شاخص‌های قابل اندازه‌گیری، میزان پیشرفت سازمان در دستیابی به اهداف خود را ارزیابی کرد.
دراکر به بررسی سه مفهوم مهم در تعریف اهداف می‌پردازد.
اولین مفهوم، تعیین هدف‌های مالی سازمان است. در این مفهوم، سازمان باید اهداف مالی خود را به دقت تعیین کرده و با استفاده از شاخص‌های مالی، میزان پیشرفت خود در رسیدن به این اهداف را ارزیابی کند.
مفهوم دوم، تعیین هدف‌های مرتبط با مخاطبین است که سازمان باید به دقت نیازهای نیکوکاران خود را بررسی کرده و با ایجاد اهداف مرتبط با این نیازها، به دست آوردن رضایت نیکوکاران و جذب نیکوکار جدید را هدف خود قرار دهد.
مفهوم سوم، تعیین هدف‌های مرتبط با عملکرد داخلی سازمان است. در این مفهوم، سازمان باید به دقت عملکرد داخلی خود را بررسی کرده و با تعیین اهداف مرتبط با بهبود عملکرد داخلی، بتواند به بهبود کیفیت و کارایی خود برسد.
حالا با این استانداردها هدف هامون رو تعیین کردیم.
نویسنده تأکید می‌کند که برای اطمینان حاصل کردن از اینکه هدف‌های یک خیریه دنبال میشود و نتایج آن‌ها قابل اعتماد است، باید به مباحثی مانند مدیریت ریسک، شفافیت، حسابرسی و ارزیابی نتایج توجه کرد.
در مورد مدیریت ریسک، دراکر تأکید می‌کند که خیریه ها باید به دنبال شناسایی و کاهش ریسک‌های مربوط به فعالیت‌هایشان باشند. برای مثال، اگر یک سازمان غیرانتفاعی به دنبال ارائه خدمات به جامعه است، باید به دنبال شناسایی و کاهش ریسک‌های مربوط به این فعالیت باشد تا امکان ارائه خدمات بهتر و موثرتر فراهم شود.
در مورد شفافیت، خیریه ها باید به دنبال شفافیت بیشتر در فعالیت‌هایشان باشند. برای مثال، یک سازمان غیرانتفاعی باید اطلاعاتی را درباره فعالیت‌های خود، مانند بودجه، هزینه‌ها و نتایج کارهایش، در اختیار عموم قرار دهد تا اطمینان حاصل شود که فعالیت‌هایشان به درستی انجام میشود.
در مورد حسابرسی، خیریه باید یک حسابرس مستقل را برای بررسی مالیاتی و مالی فعالیت‌های خود استخدام کند تا اطمینان حاصل شود که فعالیت‌هایش به درستی انجام میشود و امکان تقلب و کلاهبرداری داخلی و خارجی کاهش یابد.
در مورد ارزیابی نتایج، دراکر تأکید می‌کند که خیریه باید به دنبال بررسی دقیق و مستمر هدف‌های خود باشد تا اطمینان حاصل شود که نتایج کارهایشان به دنبال هدف‌های مشخص و قابل اندازه‌گیری است و این نتایج قابل اعتماد هستند.
مثال‌های زیادی از سازمان‌های غیرانتفاعی و اعضای آن‌ها وجود دارد که به خوبی از مدیریت ریسک استفاده کرده‌اند. یکی از مثال‌های معروف، سازمان بین‌المللی آب (International Water Association) می‌باشد.
این سازمان غیرانتفاعی بین‌المللی، با هدف بهبود کیفیت آب و بهره‌وری در استفاده از منابع آب، فعالیت می‌کند. برای مدیریت ریسک‌های مربوط به این فعالیت، سازمان بین‌المللی آب از روش‌های مختلفی استفاده می‌کند، از جمله:
– شناسایی و ارزیابی ریسک‌های مربوط به تأمین و استفاده از منابع آب، مانند شوری، آلودگی و نوسانات آب و هوایی.
– توسعه راهکارهایی برای کاهش ریسک‌های شناسایی شده، مانند استفاده از تکنولوژی‌های جدید برای تصفیه آب، توسعه منابع آب جایگزین و بهره‌گیری از شبکه‌های آبیاری هوشمند.
– آموزش و پرورش افراد درباره روش‌های بهینه استفاده از منابع آب و کاهش ضایعات آب.
به این صورت، سازمان بین‌المللی آب با بهره‌گیری از مدیریت ریسک‌های مربوط به فعالیت‌هایش، بهبود کیفیت آب و بهره‌وری در استفاده از منابع آب را فراهم می‌کند. این سازمان با اعتماد به روش‌های مدیریت ریسک، برای جلوگیری از وقوع مشکلات احتمالی و بهره‌وری بهتر، می‌تواند نقش مهمی در بهبود شرایط آب و خدمات آبیاری در سراسر جهان داشته باشد.)
پرسش پنجم: برنامه ما برای رسیدن به نتایج مطلوب چیست؟
در این پرسش، دراکر سعی دارد به این سوال پاسخ دهد که سازمان چه برنامه‌ای برای دستیابی به اهداف خود دارد و چگونه می‌تواند این برنامه را به دست آورد.
برای پاسخ به این پرسش، دراکر به بررسی سه مفهوم مهم برای برنامه‌ریزی سازمان می‌پردازد.
اولین مفهوم، تعیین راهبرد سازمان است. در این مفهوم، سازمان باید با توجه به اهداف خود، یک راهبرد کلی برای دستیابی به این اهداف تعیین کند. این راهبرد باید به شکلی باشد که بتوانه ما را به اهداف مطلوب سازمان برسونه و با توجه به شرایط خاص سازمان، انعطاف پذیر باشد.
(راهبرد یک طرح کلی و جامع است که برای دستیابی به هدف‌های سازمانی تعیین میشود. راهبرد شامل تصمیماتی است که برای رسیدن به هدف‌های سازمان اتخاذ میشود و باید به شکلی باشد که باعث افزایش عملکرد و بهبود وضعیت سازمان شود. همچنین، راهبرد باید برای یک بازه زمانی طولانی تعیین شود.)
مفهوم دوم، تعیین اهداف سازمان است. در این مفهوم، سازمان باید به دقت اهداف خود را تعیین کرده و با استفاده از شاخص‌های قابل اندازه‌گیری، میزان پیشرفت خود در رسیدن به این اهداف را ارزیابی کند. همچنین باید برای دستیابی به اهداف خود، برنامه‌های کوتاه مدت و بلند مدت تعیین کرده و این برنامه‌ها را با استفاده از شاخص‌های مناسب، پیگیری کند.
مفهوم سوم، اجرای برنامه‌های تعیین شده است. در این مفهوم، سازمان باید برای دستیابی به اهداف خود، برنامه‌های تعیین شده را به دقت اجرا کرده و با استفاده از شاخص‌های مناسب، میزان پیشرفت خود را ارزیابی کند. همچنین در این مرحله، سازمان باید به دقت مشکلات و موانعی که در اجرای برنامه‌های تعیین شده وجود دارند را شناسایی کرده و راه‌حل‌هایی برای حل این مشکلات پیدا کند.
برنامه شامل مأموریت، چشم‌انداز، اهداف، خواسته‌ها، کارهای اجرایی و بودجه و یک سامانۀ ارزشیابی است.
برنامه‌ریزی فرآیند تبدیل استراتژی یا اهداف مأموریتی سازمان به مجموعه‌ای از برنامه‌های اجرایی و پیگیری نحوۀ تطبیق آن‌ها با اهداف سازمان است.
موارد زیر عناصری اصلی برای برنامۀ مؤثر است:
- رهاسازی (آنچه در سازمان کارایی ندارد)
- تمرکز (بر آنچه در سازمان کارایی دارد)
- نوآوری (دربارۀ موقعیت‌های جدید و ضرورت‌های تازه)
- خطرپذیری (با حفظ تعادل بین خطرهای کوچک و خطرات جبران‌ناپذیر)
- تجزیه و تحلیل (تحلیل شرایط و منابع فعلی و اهداف آینده)
مثالها: هزینه ی بزرگ نوکیا برای توسعه ی گوشی های دکمه ای و درهمان زمان، وارد شدن گوشی های لمسی به بازار. تکنولوژی پخش موسیقی در لباسشویی یا ماشین لباس شویی در رنگ های نارنجی و زرد و قرمز و آبی
در این کتاب “پنج پرسش اساسی غیرانتفاعی ها”، پیتر دراکر در مورد ارزیابی عملکرد سازمان صحبت می‌کند. و در هر سه اپیزود پادکست، از ارزیابی عملکرد نام برده و به اون پرداخته شد.
او همچنین تاکید می‌کند که ارزیابی عملکرد باید بر اساس معیارهای شفاف و مشخصی صورت گیرد که با استراتژی و هدف سازمان سازگار باشد. همچنین، ارزیابی عملکرد باید به صورت عادلانه و بدون تبعیض از نظر جنسیت، نژاد، سن و … انجام شود.
درانتها دراکر با این پنج پرسش سعی کرد مارو نسبت به مدیریت یک خیریه ی مدرن و حرفه ای، آگاه کنه و به نظرم کاملا در این مسیر موفق بود.
فایل صوتی قسمت سوم پادکست را در این قسمت رایگان دانلود کنید:
